Déjame adivinar, seguramente estás agobiado por la entrega de deberes, un proyecto pendiente, por llegar tarde a una reunión con un cliente, etc. O quizás, tus frases más usadas son “no tengo tiempo” o “mañana lo haré”.

Tal vez, no puedes compaginar la vida laboral con la vida persona como quisieras, vamos, que pides a grites la saber la manera en como organizarse al principio y así poder emprender o estudiar.

No, no soy un brujo, esto nos pasa continuamente en nuestra vida laboral, educativa o personal, y por eso, bien nos podemos prepararnos para la tormenta, o bien esperar que pase y terminar mojados.

¿Qué Provoca la falta de organización?

La falta de organización provoca todo lo mencionado anteriormente, pero añadamos más datos.

  • El 59% de los trabajadores en España sufre algún tipo de estrés en el trabajo.
  • El 90% de los estudiantes han padecido situaciones de estrés, de ellos, un 41,7% por no tener tiempo.

Este informe lo podéis encontrar aquí, el estudio fue realizado por el departamento de psicología de la Universidad de Valencia. El estrés, los agobios y los obstáculos siempre estarán en nuestra vida diaria, y más si decides emprender.

Curiosidad: El estrés puede reducir el tamaño de nuestro cerebro – Revista Nature Medicine – Universidad de Yale (EE.UU)

Cómo organizarse mejor siendo emprendedor

Emprender un negocio nunca es  fácil, conlleva una lucha constante contigo mismo y con todos los obstáculos. Por ello, debes saber organizarte o bien empezar en ello y así poder coger el hábito. Y sí, olvídate de pensar en que si te obligas a realizar una acción durante 21 días, esa acción se convierte en hábito, esta técnica no es del todo cierto, lo único cierto es que lo haces utilizando el refuerzo negativo. El refuerzo negativo hace que a la larga el hábito de dicha acción desaparezca y posteriormente a tu mente le costará aún más coger dicho hábito.

Para ello, pasemos a hablar sobre la lucha que tendrás contigo mismo.

Cuando decidas emprender un proyecto nuevo al principio tendrás…

  • Motivación
  • Energía
  • Proactividad

Luego poco a poco vemos que cada vez acumulamos mayor información y nos entrará la desesperación por intentar saberlo todo lo antes posible, o bien llegar al final cuanto antes.

Esto supone un gran error, con esto, no seguimos un camino, no seguimos unas pautas.

Para llegar a la meta, primero tenemos que aprender a andar en el camino

Consejos para organizarse mejor

Hablemos de los consejos necesarios para emprender un negocio de la manera más optima.

Dividiremos en dos secciones, el personal y el proyecto o negocio profesional.

La organización para la vida personal

Este apartado, aunque vaya dirigida para emprendedores que quieran iniciar un proyecto o negocio, también pueden llevarlo acabo estudiantes y trabajadores.

Después de leer muchos contenidos sobre la mejor manera de organizarse he llegado a varios puntos importantes.

1. ⏰Despiértate más temprano ⏰

España, es uno de los países que más horas de sol tiene al año y una vida diurna y nocturna diferente al europeo.Podría hablar de qué horarios es mejor y cual no, pero esto no viene al caso. Lo cierto es que España se duerme más tarde y se despierta más tarde que Europa.

Y como es mejor hablar con el ejemplo, os voy a decir un truco para ayudar a despertaros más temprano con refuerzo positivo.

En resumidas cuentas, utilizo a mis seguidores de Instagram e incluso a los seguidores de Facebook utilizando el InstaStories y el Facebook Stories.

¿En qué consiste?

Simplemente consiste en enviar a una hora determina una frase de motivación. Te dejo algunas de las capturas realizadas.

InstagramStorie 1

InstagramStorie 2

El hecho de utilizar estas herramientas es la incapacidad de ser automatizado (ha día de hoy), esto me obliga a levantarme a dicha hora y escribir una simple frase. De cierta manera te comprometes a publicar, uno por que no es posible automatizarlo y por el otro lado, es un refuerzo psicológico el hecho de que lo estás exponiendo públicamente, quizás a la gran mayoría no les interese o lo vean algo curioso, pero de cierta manera, tu estarás pendiente de no fracasar en público y eso te dará un plus más de motivación.

¿Esto de qué ayuda?

  • Te ayudará a ahorrar tiempo

Empezar horas antes del horario normal te ayudará a desempeñar tareas que puedes ahorrarte a lo largo del día (ejercicios, leer correos, noticias, etc.)

  • Ayuda a presentarse el día con energía y positivismo.

No es lo mismo despertarse en jornada normal con pocas ganas de ir al trabajo, estudiar o ver el estado de tu negocio. Al despertarte una o dos horas antes provocas que tu cuerpo se vaya despertando poco a poco mientras haces cosas como las anteriormente mencionado. Y claro está, cuando la jornada laboral o estudiantil esté en pleno apogeo, tu tendrás algo más de energía que el resto de tus compañeros que verán la única salvación la máquina de cafés.

Todo esto permite llenarte de una mentalidad positiva, pero ojo, somos personas, esto no será siempre así, pero te dijo que sirve de gran ayuda tener este hábito.

Consejo: No intentes hacer esto bruscamente, más bien inténtalo poco a poco a reducir horas, tu cuerpo se irá acostumbrando y no tendrás esa sensación de cansancio. en mi caso, ya partía de despertarme a las 7:30 de la mañana, reducir mi horario a las 6:30 no me supuso un gran esfuerzo.
Si quieres verme en acción, puedes seguirme en mi cuenta de Instagram e incluso servirte de apoyo para que lo intentes.

2. Fuera Móviles

Vivimos en un mundo dónde el teléfono móvil se ha vuelto una extensión más de nuestro cuerpo. Disponemos una cierta dependencia a ellos y será uno de tus grandes enemigos, y sí, también es uno de los míos, por esto mismo te enseñaré algunas herramientas para poder controlar más tu dependencia al móvil.

El título, aunque muy extremista, no quiero decir que tires, rompas o vendas tu móvil. El Smartphone se ha convertido en una herramienta, pero tenemos que aprender a utilizarlo como tal.

Utilizar estos aparatos electrónicos no hacen otra cosa que desvelarnos y hacernos perder el tiempo en cosas no muy productivas. Por ello, he elaborado un par de trucos para quitar esa dependencia nocturna que no nos dejará seguir una futura rutina.

  • NO Molestar 

Poder programar tu teléfono móvil para que a determinadas horas se desconecte de la red wifi/4G/3G, poner en silencio y también no recibir llamadas. La nueva actualización de Android viene incorporado esta configuración.

no molestar android organización

Ajustes/sonidos y notificaciones/no molestar sería la ruta a seguir, aquí podrás indicar al dispositivo los días de la semana, la hora de inicio y finalización y añadir excepciones. Esto hará que el dispositivo se desconecte y no reciba notificaciones, llamadas durante determinadas horas.

¡Perfecto para descansar!

  • Quality-Time

Se trata de una aplicación Android que te ayudará a controlar el total de minutos que pasas por franja hora en tus aplicaciones, incluso el número de veces que lo desbloqueas. Esto hace que se una herramienta muy potente para ayudarte a llevar el control y seas más consciente del número de veces que lo utilizas para hacer tareas no productivas.

3. Priorización

Muchos somos los que queremos hacer muchas tareas a la vez, y esto no hace otra cosa que darnos una sensación de agobio.

Es verdad que para emprender un negocio el primer año uno se vuelve mutitareas por el bien de conseguir un negocio rentable o un proyecto sobresaliente.

Pero hay 2 maneras de organizarse para poder hacer las cosas sin llegar a colapsarnos.

Priorización temporal

Una manera de poder realizar tareas es ponerlos en una línea temporal

priorizar emprendedor

El cerebro funciona con fechas límites, es decir, si se impone una línea temporal para terminar un proyecto, el cerebro se centra mucho más para conseguir el objetivo, a esto se le denomina la Ley de Parkinson

Por tanto, es importante fijar fechas límites de cada proyecto, verás que la concentración aumentará y para poner en contexto este método a la hora de organizarte mejor, es conveniente localizar las tareas y situarlos cronológicamente, de esta manera se irá priorizando según la cercanía temporal.

Priorización de Menor a Mayor dificultad

Tira la primera piedra si al hacer una tarea difícil o aburrida no te hayas distraído completamente. Esto pasa siempre, pero siempre existen varios trucos para hacer las tareas que menos nos agrada y no es empezar con ellas primero, lejos de lo que muchos hacen, incluso yo.

La idea es empezar con las más sencillas y las difíciles o desagradables dividirlas en trozos más pequeños.

¡Así de fácil!

Bueno, fácil es decirlo, lo difícil es cumplirlo, por ello, este método va ligado al siguiente punto “Divide y vencerás” para intentar hacerlo correctamente.
organizarse mejor priorizar

Lejos de intentar hacer las tareas difíciles primero, es mejor realizar las más sencillas por varios motivos.

  • No te negativizas por la dificultad de cumplir un objetivo o tarea.
  • Al ser objetivos fáciles se cumplirán con mayor facilidad, ahorrando tiempo.
  • Puedes realizarlas a primera hora de la mañana al despertar, ahorrando mucho más tiempo.
  • Las de dificultad alta puedes realizarlas marcando una fecha concreta, incluso dividirla en partes, eso ayudará a motivarte más al notar que poco a poco se va terminando.

4. ¿Qué haré mañana?

Es una pregunta que deberías hacerte cada noche.

Hacer una ruta mental de lo que vas a realizar mañana ayudará a coger el día con mayor predisposición

Al despertarme voy a escribir hasta las 9, luego me prepararé para ir al trabajo, en el trabajo tengo que organizar un proyecto nuevo, después tendré que concertar una cita con un cliente, por la tarde dispondré de tiempo para ir al cine e ir a cenar con mi pareja.

Esto puede ser un ejemplo claro, hacer una ruta mental del día siguiente ayuda a organizar y verlo de manera general, de esta manera incluso podrás detectar situaciones que no serían muy productivas.

Con esto no quiero tampoco referirme a que se respete, más bien es una ruta que cambiará por muchas circunstancias, pero al tenerlo mentalizado podremos afrontar mejor los obstáculos.

5. ⏱Divide y vencerás⏱

No me refiero a la parte de delegar, eso pertenece más bien a la parte empresarial, quiero referirme a la necesidad de dividir el día por tramos para organizarse mejor. Esto resulta sumamente importante para construir un hábito organizado, por no decir uno de los más importantes.

El método consiste simplemente en calcular la estimación de tiempo que te puede tomar realizar una tarea en concreto.

Lo hablamos en el anterior punto sobre las tareas difíciles y su posibilidad de dividirlas en partes. Pues aquí sumamos el factor tiempo y la planificación.

Este organización no supone que se cumpla todo al pie de la letra, esto lleva su tiempo y además puede darse miles de situaciones que escaparán a nuestro control, pero teniendo esto supondrá un arma más para enfrentarte al día, aunque cumplas solo un 20% de todo, has ganado ya a cualquier persona que no se haya organizado.

Consejo: Los tiempos están para cumplirlos y aunque una tare te gusta más u otra te guste menos tienes que ser estricto con el tiempo. El cerebro aprenderá así a respetar las pautas y no tendrás esos días descontrolados de horarios.

6. Prémiate

Esto no tiene nada que ver con la organización, pero ayuda a fomentarla. Es vital que a cada consecución de objetivos te recompenses con días libres o algún que otro capricho, la mejor manera de premiarte es darte tiempo con tu familia o amigos, es saludable distraerse un poco.

7.Emprendedor, elije un arma

Para aprender a organizarse mejor no basta con las ganas de hacerlo, se necesita tener las herramientas necesarias.

Apps para organizarse mejor

Con estas aplicaciones podrás organizarte mejor cada día. Algunos tienen su curva de aprendizaje, pero después todo depende de las veces que lo quieras utilizar y si lo conviertes en habitual.

Gestor de Tareas

  • Todoit: Convierte tu teléfono Android en un gestor de tareas potente para proyectos personales, profesionales y compartidos. se sincroniza con todos los dispositivos
  • Evernote: Tiene su curva de aprendizaje y no por su sencillez, más bien por la gran variedad de opciones que ofrece. Algunas opciones son de pago y se sincroniza con todos los dispositivos.

Uno de muchos puntos fuertes que me ha gustado es su capacidad de guardar enlaces de sitios para leer más tarde, como Pocket

  • Google Keep: Una de las herramientas de tareas que más estoy utilizando, sin duda por su sencillez. Eso si, solo válido para dispositivos android.
  • Catch: No voy a hablar de lo que no he probado, pero tiene buenas referencias, actualizaré esta parte cuando lleve un par de semanas de uso.

 Calendarios

El calendario es muy importante para muchas personas que planifican sus semanas, meses e incluso año.

Una herramienta indispensable para organizarse mejor.

  • Google Calendar: Te viene por defecto si dispones de un android, pero le falta alguna que otra mejora.
  • Sunrise: Se sincroniza bien con las Redes Sociales más importante, también con google calendar. Una gran alternativa sin duda.

Excel

Otra alternativa clásica, de sobra sabemos las infinitas posibilidades que puede ofrecer Excel, puede incuso englobar a las dos opciones anteriores.

Una solución en línea también es utilizar Documentos de Google, que también tienen su versión de excel.

La organización para emprender un negocio o proyecto

Una vez aprendido a lidiar una infinita batalla con uno mismo en el punto anterior.

Ahora toca hablar sobre el emprendimiento de un proyecto o negocio.

He querido dividir la organización personal del profesional por los siguientes motivos.

  • Considero que la organización personal tiene que ser la base de todo.
  • La organización profesional se puede explicar con una perspectiva diferente.

Consejos para organizarse mejor siendo emprendedor

El punto de vista, lejos de generalizar, quiero especificarlo y centrarlo en el momento en el cual se ha creado el negocio, empresa o el proyecto.

En el supuesto de haber creado ya un plan estratégico y haber culminado el proceso de creación de la empresa.

Nos posicionamos en los días consecutivo a estos.

Planifica

Planificar deberá ser tu segundo nombre.

El emprendedor tiene una gran tara con esto, al ser un negocio surgido con la pasión y dedicación, generalmente el tiempo pasa muy rápido.

No ves la hora pasar y te cientes enfocado en ello, pero descuidas muchas cosas importantes.

La familia, amigos, ocio, el relax, etc. Por ello, aunque guste trabajar en el proyecto o negocio, es vital marcarte horas y planificarlo.

Debe ser consiente de que su tiempo es valioso y que todo repercute en la estabilidad de su negocio y vida personal.

Ya hemos hablado de los calendarios y los gestores de tareas como principales armas, y si también le añadimos la capacidad de priorizar correctamente tendremos un plus de planificación diaria, semanal o mensual.

Delega

Cuando amas lo que creas a veces piensa que nadie más que tu podrá hacer la idea que está en tu cabeza.

Pero esto solo provoca que quieras hacerlo todo, bajando así tu rendimiento y desviándote de tus objetivos principales.

Aprende de Steve Jobs, el no era un genio de la informático, pero tenía un vecino que si lo era.

El era bueno en ventas y en la visión de producto y mercado, lo demás lo dejaba a otras personas.

Ejemplos:

  • Temas de altas, bajas, contratos, impuestos, declaraciones, ese trabajo no deberías hacerlo tu.

Quizás pienses que puedes ahorrarte mucho con ello, pero lo único que haces es atrasar tu crecimiento por centrarte en apartados que no deberías.

Contrata a una buena gestoría, dinero que gastas en ellos, es tiempo que tienes para centrarte.

¿Quieres pasarte la mitad del año en las oficinas de Hacienda y Seguridad Social?

  • Reforma de tu local

Decir que me pongo un par de días a pintar y arreglar los desperfectos.

Olvídate, seguirás preocupándote de cosas que no son importantes, déjalo a una empresa o freelance externo que te lo haga.

Ellos te darán resultados profesionales.

Ahora es cuando dices, habla como si tuviera liquidez a la hora de emprender.

No, no es así, son gastos que debes asumir aunque duelan, al final son ganancias de tiempo valioso.

No busques la perfección 

✅Crea un Checklist✅

Un checklist es una manera de seguir una secuencia de trabajo para mejorar el rendimiento, esto también depende mucho del tipo de empresa, pero será muy fácil de estructurar. Solo tienes que organizar o reunir todas las secciones de trabajo que realiza o realizará su negocio.

Pongamos el ejemplo de un taller mecánico

Sus podrían ser:

  • Escuchar al cliente de los problemas del coche
  • Dar una revisión primaria hacia el problema que ha estipulado el cliente
  • Detectar el problema y arreglarlo
  • Dar una segunda revisión para ver otros desperfectos que el cliente no haya notado
  • Limpieza total del vehículo (valor añadido que ofrece el taller)
  • Recoger herramientas utilizadas
  • Anotar número de serie de producto cambiados
  • Crear factura total
  • Entrega del vehículo al cliente
  • Venta cruzada de productos al cliente
  • Oferta de tarjeta cliente
  • Entrega de tarjeta cliente, descuentos próxima vuelta (Fidelización)

Esto podría ser un Checklist simple y para un solo cliente la cosa parece muy fácil.

Pero imagínate que hubiese 20 clientes en este negocio, pues la idea radica en informatizar los checklist y tener una actitud metódica a la hora de cumplir cada punto

Una tabla de Excel os puede ayudar mucho en esta cuestión

Checklist Emprendedor

La mejor manera de medir tu progreso es a base de marcarte objetivos. Es la mejor opción para organizar prioridades a base de resultados. Pero no todos los objetivos son validos, recuerda, tienen que ser SMART

Objetivos SMART

Ejemplos claro de marcarse objetivos podrían ser:

  • X clientes en un/a semana/mes/año.
  • Y en ventas en un/a semana/mes/año.
  • Z € de facturación en un/a semana/mes/año.

Como ves estos sencillos ejemplos cumplen la regla del SMART.

¿Qué puntuación le darías?
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